Home Office

Produktiv zu Hause: So wird das Home Office zum Erfolg

Produktiv zu Hause: So wird das Home Office zum Erfolg

Beim Home Office denken wir gerne an unproduktive Angestellte, die vom Bett aus E-Mails beantworten, viel zu lange Pausen machen und sicher nicht vor 9 Uhr mit der Arbeit beginnen. Besonders dann, wenn man selbst eine 100% Stelle mit fixem Arbeitsplatz hat und dort jeden Tag pünktlich erscheinen muss, wird man schnell neidisch auf die Home Office Kollegen. Doch ist Home Office wirklich so viel entspannter?

Seit ich als freie Journalistin tätig bin, erledige ich meine Arbeit zu Hause (oder in einem gemütlichen Kaffee, am Seeufer oder im Ausland). Ich geniesse die Freiheit, die mir das Home Office bietet und ich liebe es, meine Arbeitsstunden flexibel meinem Rhythmus anpassen zu können. Aber schon nach wenigen Tagen in Freiheit musste ich feststellen, dass das Arbeiten im Home Office mindestens genauso viel Disziplin erfordert wie im Büro – wenn nicht mehr…

Ablenkungen lauern überall: Im Fernseher läuft gerade das Lieblingsprogramm, Oma ruft an oder die Blumen müssen gewässert werden – solche Dinge würden meiner Produktivität in einem normalen Büro niemals in die Quere kommen. Bekanntlich sucht man sich beim Prokrastinieren (‚aufschieben‘) ja gerne eine andere, scheinbar produktive Aufgabe als Ablenkung von der, die man eigentlich erledigen sollte. Auf meiner Hitliste stehen da zum Beispiel Kleiderschrank ausräumen oder Post sortieren.

Die wichtigsten Produktivitäts-Tipps

  • Fixe Arbeitszeiten definieren
  • Pausen einplanen
  • To Do Liste mit den wichtigsten Aufgaben
  • Den eigenen Rhythmus finden
  • Ablenkungen vermeiden

Fixe Arbeitszeiten festlegen

Für eine produktive Tätigkeit im Home Office braucht es klare Regeln und eine gewisse Routine. Dies mag jetzt diejenigen, die sich das Arbeiten von zu Hause aus so gemütlich vorstellen, erstmal erstaunen, aber für mich persönlich sind fixe Arbeitsstunden das A und O. Natürlich arbeite ich nicht jeden Tag von 8 bis 5 wie meine Kollegen im Büro. Ich arbeite nicht an jedem Tag gleich viel und auch nicht immer zur gleichen Zeit. Das Schöne am Home Office ist nämlich genau diese individuelle Flexibilität.

Trotzdem erstelle ich mir jeweils einen groben Arbeitsplan für die kommende Woche. Diesen Plan passe ich meinen persönlichen Vorlieben an und baue ihn um Termine herum, die ich schon habe. Da ich selbst weiss, dass ich am späteren Nachmittag meist ziemlich dramatisch unproduktiver werde, beginne ich strikt um 8 Uhr morgens mit der Arbeit, damit ich um 16 Uhr mit gutem Gewissen Feierabend machen kann. Die regelmässige Planung hilft mir, Stress zu vermeiden.

Dieser Zeitplan ist ideal für mich, weil ich fast jeden Abend entweder noch ins Training gehe oder Tanzkurse unterrichte. Für dich sieht ein perfekter Home Office Plan vielleicht ganz anders aus. Das Wichtigste ist, dass du deine Arbeitsstunden auf dich persönlich abstimmst. Wenn du ein Nachtmensch bist, ist deine Produktivität gegen Abend wahrscheinlich höher als am morgen. Solchen Faktoren sollte man die eigenen Office Hours unbedingt anpassen.

Arbeit planen

Pausen müssen sein

Zur Planung meiner Arbeitstage gehören auch diejenigen Dinge, die ich vor bzw. nach der Arbeit tun möchte oder muss. Am Morgen brauche ich jeweils eine Weile, um wach zu werden, deshalb stehe ich früh auf, gehe eine Runde laufen und lese ein bisschen, bevor ich mich an den Schreibtisch setze. So kann ich mich pünktlich um 8 Uhr konzentriert in die Arbeit stürzen.

Meine Pausen plane ich mit ein: An einem normalen Tag, an dem ich von 8 bis 16 Uhr arbeite, mache ich eine Stunde Mittagspause und jeweils zwei bis drei kleinere Pausen von ca. 15 Minuten. Ich versuche, meine Pausen immer zur selben Zeit zu machen, weil ich sie sonst vergesse und einfach weiter arbeite. Während der Pause mache ich die Bürotür hinter mir zu, damit der Kopf richtig frei wird.

Darüber, wie man richtig Pause macht, streiten sich viele selbsternannte Produktivitätsprofis. Einige von ihnen schwören auf Meditation oder Sport, während andere eher zum lesen raten. Ich persönlich bin entspannter, wenn ich in der Pause etwas mache, das sich von meiner Arbeit unterscheidet. Wenn ich zum Beispiel den ganzen Morgen lang E-Mails verschickt habe, dann habe ich während der Pause keine Lust, mit Whatsapp-Nachrichten weiterzumachen und greife lieber zu einem Buch oder gehe nach draussen.

Arbeit planen mit Mindmap

Aufgaben effizient erledigen

Nun geht es darum, die eben geplanten Office Hours auch tatsächlich zu nutzen und produktiv zu sein. Die zu erledigenden Aufgaben integriere ich immer direkt in meine wöchentliche Arbeitsplanung. Am einfachsten geht dies, wenn man sich eine simple To Do Liste schreibt. Auf diese Liste kommen alle Aufgaben, die in der nächsten Woche anstehen. Es hilft, grössere Projekte in kleinere Stücke zu unterteilen.

Pausen müssen fix eingeplant werden, sonst gehen sie vergessen.

Der nächste Schritt ist, die wichtigsten und/oder schwierigsten Aufgaben herauszupicken und zur absoluten Priorität zu machen. Leo Babauta, der Autor eines kostenlosen E-Books über Konzentration und Produktivität, nennt diese Aufgaben die MITs (‚most important tasks‘). Davon sollte man jeweils nicht zu viele haben, denn nichts ist frustrierender, als mit der eigenen To Do Liste nicht nachzukommen. Auf die MIT Liste solltest du also wirklich nur die allerwichtigsten Dinge schreiben.

First Things First

Der Vorteil an den MITs ist, dass sie einem Klarheit darüber geben, was momentan die höchste Priorität hat. Die wichtigsten und schwierigsten Aufgaben verlangen am meisten Konzentration, deshalb sollten sie möglichst zu den Zeiten erledigt werden, an denen man persönlich am produktivsten ist. Ich zum Beispiel erledige meine MITs (meist das Schreiben von Artikeln) am liebsten gleich morgens. Nachmittags konzentriere ich mich auf weniger kopflastige Dinge wie E-Mails oder Website-Design.

Deine ideale Zeit für schwierige Aufgaben musst du selber herausfinden. Sobald du sie kennst, ist es empfehlenswert, deine MITs jeweils zu der Zeit zu priorisieren. Das heisst, dass du zum Beispiel jeden Tag zu dieser Zeit konzentriert an deinen wichtigsten Aufgaben arbeitest und dich nicht von anderen Dingen ablenken lässt. Wenn dir währenddessen weitere, jedoch weniger wichtige, Dinge einfallen, dann schreibe sie auf und kümmere dich später darum. Das Wichtigste für die Produktivität ist, sich nicht ablenken zu lassen.

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